Beglaubigungen

Kopien wichtiger Dokumente, wie etwa Urkunden oder Zeugnisse, können oftmals nur dann wirksam bei Rechtsgeschäften eingesetzt werden, wenn sie beglaubigt worden sind. Für bestimmte Bewerbungen, Anträge, Anmeldungen oder Einträge werden beglaubigte Fotokopien von Geburtsurkunden, Zeugnissen oder anderen Personenstandsurkunden benötigt. Mit einer Beglaubigung wird der Beweis über die Echtheit eines Dokuments geführt. Beglaubigungen bestätigen also die Richtigkeit von Dokumenten. Hiervon zu unterscheiden ist der Fall, dass eine Unterschrift notariell beglaubigt werden muss. Dies ist immer dann nötig, wenn Sie nachweisen müssen, dass Sie der Urheber einer Unterschrift sind.

Beglaubigung und Beurkundung – wo liegt der Unterschied?

Bei notariellen Beglaubigungen, manchmal auch öffentliche Beglaubigung genannt, handelt es sich um Bescheinigungen für die Richtigkeit von Unterschriften, Abschriften und sonstigen einfachen Zeugnissen durch einen Notar. Die Beglaubigung bescheinigt, dass Zweitschriften mit dem Original übereinstimmen.

Hierfür prüft der Notar im ersten Schritt, ob ihm ein Original vorgelegt wurde, denn der Notar kann keine beglaubigte Kopie von einer einfachen Fotokopie vornehmen. Haben Sie bereits eine Fotokopie angefertigt, wird geprüft, ob diese Abschrift mit dem vorgelegten Original übereinstimmt. Im Anschluss wird die Richtigkeit der Fotokopie des ursprünglichen Dokuments beglaubigt.

Bei Beurkundungen muss dem Notar ein gültiger Ausweis (Personalausweis oder Reisepass) vorgelegt werden. Im Gegensatz zu Beglaubigungen wird hier ebenfalls der Wille der erschienenen Person erforscht, über rechtliche Tragweiten aufgeklärt, es werden Sachverhalte geklärt und Erklärungen eindeutig in die Urkunde aufgenommen. Die Aufgaben des Notars sind bei der Beurkundung erheblich umfangreicher. Zum Schluss genehmigen die Erschienenen die Urkunde durch ihre Unterschrift.

Wann wird eine Beglaubigung vom Notar benötigt?

Notarielle Beglaubigungen sind vornehmlich bei Eintragungen und Anmeldungen zu öffentlichen Registern erforderlich. Gemäß § 12 des Handelsgesetzbuchs (HGB) sind Anmeldungen zur Eintragung in das Handelsregister elektronisch und in notariell beglaubigter Form einzureichen. Gemäß § 29 der Grundbuchordnung (GBO) wird auch bei einer Eintragung in das Grundbuch eine notariell beglaubigte Urkunde benötigt. Bei einfachen Grundschulbestellungen, Abtretungen, Löschungsbewilligungen, Pfandentlassungen und Auflassungsvormerkungen sind notarielle Beglaubigungen sogar die formelle Voraussetzung für eine Eintragung.

Welche Arten von notariellen Beglaubigungen gibt es?

Bei Unterschriftsbeglaubigungen beglaubigt der Notar die Echtheit der Unterschrift einer bestimmten Person. Die Person muss sich gegenüber dem Notar mit Hilfe eines Ausweisdokuments legitimieren. Achten Sie bei einem Beglaubigungstermin darauf, dass Ihr Ausweisdokument gültig ist. Statt eines Personalausweises ist auch die Vorlage des Reisepasses möglich.

Bei der Unterschriftsbeglaubigung werden zwei Arten unterschieden:

• Unterschrift in Anwesenheit des Notars
  Wenn Sie die Dokumente unmittelbar vor den Augen des Notars unterzeichnen, wird im Beglaubigungsvermerk festgehalten, dass die Unterschrift vor dem Notar vollzogen worden ist.
• Dokument ist bereits unterschrieben
  Ebenso gültig ist es, wenn Sie bereits die Unterschrift in Abwesenheit des Notars vollzogen haben (z. B. vor dem Termin zu Hause). Wenn ein bestimmtes Dokument bereits unterzeichnet wurde, können Sie es einem Notar vorlegen. Sofern Sie gegenüber dem Notar bestätigen, dass die vollzogene Unterschrift von Ihnen stammt, ist dies ebenso zulässig. Im Beglaubigungsvermerk wird festgehalten, dass die Unterschrift vor dem Notar anerkannt wurde.

Eine sogenannte beglaubigte Abschrift bezeugt die Übereinstimmung der gefertigten Kopie mit einem vorgelegten Original. Beglaubigte Fotokopien kann der Notar von allen Urkunden ausstellen, die ihm vorgelegt werden. Dazu zählen Zeugnisse, Urkunden und sonstige Schriftstücke. Beglaubigte Abschriften können jedoch immer nur vom Original oder einer bereits beglaubigten Abschrift angefertigt werden. Einfache Kopien reichen als Grundlage nicht aus.

Der Notar erteilt ebenfalls sonstige einfache Zeugnisse. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von Bescheinigungen des Notars.

Kosten

Den Kosten für eine notarielle Beglaubigung liegt der Gebührensatz zugrunde, der vom bundesweit einheitlichen Gerichts- und Notarkostengesetz festgelegt wird.